2.4 Kommunikation im Vorfeld

Es ist empfehlenswert, folgende Punkte an die Teilnehmer:innen im Vorfeld zu kommunizieren, beispielsweise in einer Einladungsmail:

• Zeiten: Es ist immer gut, vor der ersten Einheit eine Stunde „Ankommzeit“ einzuplanen. Vor weiteren Einheiten eines Seminars reichen dann in der Regel 15 Minuten. Oder mal gemeinsam frühstücken? Dann den Raum entsprechend früh öffnen. Da ein Zuspätkommen den Einstieg in ein Seminar stört klar, kommunizieren, dass Pünktlichkeit genauso wie in einem Präsenzseminar erwartet wird.  
• Vorab-Aufgabe: Es hat sich gezeigt, dass das Verschicken einer Vorab-Aufgabe oft sinnvoll ist: Die Menschen können in ihrem Rhythmus in das Thema einsteigen. Eine gute Vorab-Aufgabe kann dabei ganz verschiedene Formate haben: Es kann sich um einen Text handeln, um einen Film oder auch um eine Recherche. Die Vorab-Aufgabe kann entweder eine inhaltliche Hinführung zum Thema sein (beispielsweise durch einen Text) oder aber ein erstes Kennenlernen (Wo kommst du her? Warum nimmst du teil? Was sind deine Fragen?). Je nach Format kann die Bearbeitung der Vorab-Aufgabe verpflichtend oder freiwillig sein.

2.4.1 Was brauchen die Teilnehmer:innen?

Auf Seite der Teilnehmer:innen ist es gut, wenn diese mit eine gewisse Basisausstattung haben und wenn diese Anforderungen im Vorfeld ebenfalls kommuniziert werden: 

• Headset: Ein Headset (selbst ein günstiges) verbessert die Ton-Qualität für alle Teilnehmer:innen, da Nebengeräusche und Rückkopplungen vermindert werden.
• PC, Notebook: Für Online-Seminare ist die Nutzung eines Rechners deutlich komfortabler als die Nutzung eines Smartphones, da beispielsweise die Interaktion im Chat schneller und besser klappt. Es können Dokumente bearbeitet werden. Das Öffnen mehrerer Fenster parallel ist möglich. Die Bedienelemente sind ergonomischer. Falls doch ein Smartphone oder Tablet verwendet wird, bitte auf jeden Fall die jeweilige App nutzen, da diese stabiler läuft. Für die Verwendung eines Smartphones sprechen die Punkte Verfügbarkeit, sowie Qualität der Webcam und des Mikrofons. Ist vorher absehbar, dass viele ein Smartphone verwenden werden (häufig im internationalen Kontext!), dann dies bei der Seminarplanung berücksichtigen, beispielsweise bei den verwendeten Tools und Techniken.

2.4.2 Muster: Einladungstext für Zoom

Ein Beispieltext für Teilnehmer:innen mit technischen Hinweisen kann z. B. für Zoom folgendermaßen aussehen:

„Am besten klappt die Teilnahme am Seminar mit einem Laptop oder mit einem PC. Der Einsatz eines Kopfhörers kann die Tonqualität verbessern und dabei helfen, dass du weniger von Störgeräuschen abgelenkt wirst. Bitte schalte dein Mikrofon stumm wenn du nichts sagst. Damit verbesserst du die Tonqualität aller. Falls du noch nie Zoom verwendet hast findest du hier eine Anleitung: 

https://www.pfliegel.net/wp-content/kurse/anleitung_Zoom/index.html

Wir sind ab [Uhrzeit] für Rückfragen zur Technik erreichbar [Telefonnummer]. Ab [Uhrzeit] ist der Raum geöffnet, auch zum Technik ausprobieren etc. Bitte teste vorher, an welcher Stelle deiner Wohnung der WLAN-Empfang am besten ist.

Hier findest du den Datenschutz-Hinweis und weitere Informationen zu Zoom: xxx [Link zu eurer Datenschutzerklärung]. Falls du besondere Bedürfnisse hast, z. B. auf einen Screen-Reader angewiesen bist, dann lass uns dies bitte vor dem Seminar wissen, dann stellen wir uns gerne darauf ein.

Wir freuen uns auf einen spannenden Seminartag!“

2.4.3 Internetgeschwindigkeit

Sowohl für die Veranstalter:innen als auch für die Teilnehmer:innen ist es gut, wenn sie wissen, wie schnell ihr Internet am Arbeitsplatz ist. Die Geschwindigkeit kann recht einfach mit der Webseite oder mit den Apps von www.breitbandmessung.de erfasst werden. Diese Seite wird von der Bundesnetzagentur bereitgestellt und kommt daher ohne Werbung und ohne Datenerhebung aus. Sollte die Geschwindigkeit beim Test unter 0,3 Mbps im Upload liegen muss davon ausgegangen werden, dass die Geschwindigkeit nicht für eine Videokonferenz ausreicht. 

Bei WLAN-Verwendung ist darauf zu achten, dass die Signalstärke, und damit die Geschwindigkeit, innerhalb einer Wohnung nicht überall gleich ist. Deshalb empfiehlt es sich bei Problemen verschiedene Arbeitsplätze zu testen und so nahe wie möglich an den Router heranzugehen. Ein LAN-Kabel ist immer stabiler bei der Verbindung, viele neuere Rechner haben jedoch keinen Anschluss mehr für kabelgebundenes Internet. 

2.4.4 Tipp für Veranstalter:innen: Ausprobieren!

Probieren geht über Studieren! Am besten probierst du vor dem Seminar mit anderen die Software aus, die später verwendet werden soll! Teste die Software am besten mit ein paar Freund:innen oder Kolleg:innen. Es ist sinnvoll, in einer solchen Generalprobe auch die wichtigsten Funktionen, wie das Einrichten der Breakoutgruppen, zu testen, damit es später im Seminar dann leichter von der Hand geht. Für viele Videokonferenzsysteme gibt es auch kostenlose Versionen, die genau für solche Tests gedacht sind.

2.4.5 Kommunikation im Team während des Seminars

Eine besondere Herausforderung für das Team während eines Online-Seminars ist die teaminterne Kommunikation. Während eines Präsenzseminars habt ihr immer mal ein paar Minuten, um Absprachen im Team zu treffen. Diese Möglichkeit ist durch die Distanz etwas komplizierter, die folgenden Tipps können euch aber dabei helfen, dass die Kommunikation trotzdem störungsfrei klappt:

• Wichtig: Tauscht vor dem Online-Seminar eure Telefonnummern aus, unter denen ihr erreichbar seid und achtet darauf, dass ihr genügend Akku und Empfang habt! In Pausen kann das Telefon eine gute Wahl sein um sich im Team kurz auszutauschen (Stummschalten des Mikrofons nicht vergessen, um zu verhindern, dass alle mithören!). 
• Die Chat-Funktion kann für einen kürzeren Austausch zwischen den Veranstalter:innen genutzt werden. Es kann hier jedoch schnell zu Fehlern (falsche:r Adressat:in!) kommen, deshalb immer gut schauen, an wen die Nachricht wirklich geht. Den Chat besser nur sparsam einsetzen!
• Eigenes Etherpad für die Team-Kommunikation. Siehe hierzu das Kapitel „Pad“.

2.4.6 Gestaltung des Arbeitsplatzes

Folgende Tipps können dir helfen, dass das Online-Seminar eine angenehme Erfahrung wird:

• Richte dir einen bequemen Arbeitsplatz mit ausreichend Fläche für Notizen und Mitschriften ein.
• Die Lichtquelle hinter, nicht vor der Kamera positionieren!
• Ein Headset kaufen/benutzen/ausleihen – eine lohnende Investition! Empfehlung: Over-Ear-Kopfhörer sind auf Dauer angenehmer zu tragen, zudem ist die Wiedergabe von Sprache natürlicher, da räumlicher.
• Andere Tabs/Programme schließen (vor allem Streaming-Dienste) – verbessert Geschwindigkeit und hilft nebenbei, Ablenkungen vorzubeugen.
• Handy stummschalten (aber im Blick behalten, wenn du Veranstalter:in bist!).
• Kamera und Bildschirm auf dich ausrichten, so dass du nicht „daneben“ schaust (dies passiert, wenn die Kamera z. B. weit neben dem Bildschirm steht). Die Kamera so platzieren, dass sie sich auf oder kurz unter der Augenhöhe befindet: Dies schafft eine natürlichere Gesprächsperspektive und und lässt dich freundlicher wirken. 
• Tipp: Notebook evtl. auf ein Buch stellen um die Kamera zu erhöhen. 
• Falls dein Hintergrund zu unruhig ist oder du nicht willst, dass jede:r dein Wohnzimmer sieht, kannst du bei vielen Programmen einen „virtuellen Hintergrund“ auswählen. So kannst du auch ein Lieblingsbild deiner Wahl nehmen oder einen eigenen Hintergrund mit einem Bildbearbeitungsprogramm gestalten. Am besten einen neutralen Hintergrund wählen oder ein eigenes Bild einfügen. Hinweis: Virtuelle Hintergründe brauchen bestimmte Lichtverhältnisse und benötigen zudem höhere Datenmengen und relativ viel Rechenleistung. Bei Brillenträger:innen oder bei Menschen mit längeren Haaren funktioniert der virtuelle Hintergrund häufig auch nicht und führt dann zu unschönen Effekten (Kopf teils abgeschnitten usw.). Unbedingt vorher ausprobieren!

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